文件特別是技術(shù)文件是產(chǎn)品進(jìn)行ＣＥ認證的必要內容，無(wú)論是由制造商自己進(jìn)行的合格評定，還是由第三方參與進(jìn)行的合格評定，技術(shù)文件都是合格評定的基礎。每個(gè)新方法指令針對產(chǎn)品的特點(diǎn)、可能存在的危險的嚴重程度，以及針對不同的合格評定程序，具體規定了應具備的文件，以及文件的保存期、保存責任和文件編寫(xiě)語(yǔ)言。不同指令的要求不一樣，即使同一指令對不同的產(chǎn)品要求也不一樣。一般的，歐盟CE認證對有ＥＮ標準特別是協(xié)調標準可依據的產(chǎn)品要求的技術(shù)文件就簡(jiǎn)單些，而對于無(wú)可依據標準或廠(chǎng)家在設計、制造、安裝、測試等部分采用協(xié)調標準的產(chǎn)品，要求的技術(shù)文件相對就要復雜；對于有公告機構參與的CE認證，各個(gè)認證公司的要求可能會(huì )有所不同，但都是以新方法指令的要求為依據的；另外，一般來(lái)講，協(xié)調標準對產(chǎn)品上的標識、文字說(shuō)明、說(shuō)明書(shū)中的內容會(huì )有明確的要求，而對其它技術(shù)文件如圖紙等都未涉及，但相應的指令中都會(huì )有要求。因此，制造商在準備文件時(shí)，應將指令和標準結合起來(lái)，準備一套完整的符合CE認證要求的技術(shù)構成檔案文件。

文件準備的幾點(diǎn)注意

在進(jìn)行產(chǎn)品ＣＥ認證的文件準備時(shí)，應注意以下幾個(gè)方面，確保準備的文件滿(mǎn)足機械CE認證指令的要求

（１）文件的準備應充分、全面。依據適用的新方法指令的針對性規定和有關(guān)ＥＮ標準，對于有公告機構參與，應遵照認證公司的要求，保證文件的準備完全能達到認證的要求。如有可能可盡量多的準備一些有助于證明產(chǎn)品符合新方法指令的基本要求或證明產(chǎn)品性能的文件，如產(chǎn)品認證文件及質(zhì)量管理體系認證、環(huán)境管理體系認證、職業(yè)健康安全管理體系認證的資質(zhì)和應用的文件等。

（２）文件的內容應明確、適宜。技術(shù)文件的具體內容和詳細程度取決于產(chǎn)品的性質(zhì)和從技術(shù)角度應考慮的必要因素，特別是對涉及到有關(guān)安全、健康、消費者權益和可持續發(fā)展的內容時(shí)，文件的內容表述應具體、準確、全面，以提供充分的證明。

（３）應重視CE認證文件的編制質(zhì)量。文件的質(zhì)量和產(chǎn)品本身存在的安全隱患一樣，都是歐盟海關(guān)拒絕產(chǎn)品通關(guān)的理由，產(chǎn)品可能會(huì )因低劣的文字資料而被認定為低劣的產(chǎn)品。不符合要求的文件如同無(wú)效的檢驗一樣會(huì )錯過(guò)ＣＥ認證。因此，準備文件時(shí)不僅重視內容的質(zhì)量，內容的充分、適宜、正確，注意成員國語(yǔ)言習慣、文化傳統及禁忌等，而且還要重視文件的格式、排版、裝訂、保管等，要規范、統一，文件盡可能的裝訂成冊，集中保管。

（４）注意CE認證文件編寫(xiě)使用的語(yǔ)言和文件的保存期限。

（５）文件的保存除了以紙質(zhì)文件保存外，還應保存有電子文檔，以便需要時(shí)能及時(shí)提供給歐盟成員國國家主管當局查詢(xún)。

ＣＥ認證中文件的準備是必須的，文件的質(zhì)量與產(chǎn)品本身的質(zhì)量同等重要，起草、保持齊全、完整、充分的文件是滿(mǎn)足新方法指令要求、產(chǎn)品加貼ＣＥ認證的標志、進(jìn)入歐盟市場(chǎng)的基本條件。制造商應重視文件的編制保存，防止因文件的不合格而影響產(chǎn)品投放市場(chǎng)和投入使用，影響企業(yè)的利益。